Bước 1: Ghi nhận đầy đủ nguồn và nhu cầu

Ngay khi lead đến, cần biết họ đến từ đâu, quan tâm điều gì và để lại thông tin liên hệ nào. Đây là nền để marketing biết kênh nào hiệu quả và sale biết mở đầu cuộc trò chuyện thế nào.

Form không nên quá dài, nhưng phải hỏi đủ để phân loại nhu cầu ban đầu.

Bước 2–4: Phân công, phản hồi, theo dõi trạng thái

Lead cần có người sở hữu rõ ràng, mốc phản hồi đầu tiên và trạng thái cập nhật sau mỗi lần liên hệ. Khi chưa liên lạc được, hệ thống cần nhắc lại thay vì để lead biến mất trong inbox.

Đội ngũ nên thống nhất một số trạng thái tối thiểu như mới, đang liên hệ, đủ điều kiện, hẹn tư vấn, chưa phù hợp và cần chăm sóc lại.

Bước 5: Trả data về cho marketing

Kết quả sale không chỉ phục vụ sale. Nó cho marketing biết content, quảng cáo hay nguồn nào mang về đúng khách hàng. Nếu không có vòng phản hồi này, doanh nghiệp chỉ nhìn được số lượng lead mà không nhìn được chất lượng.

Hãy review định kỳ bằng một dashboard nhỏ, thay vì đợi đến khi chiến dịch kết thúc mới tổng hợp.